社会の安心・安全を支えるペストコントロール協会
そのため、PCOが専門的な知識や技術を持って対応できるよう、資格制度の整備にも取り組んでいます。こうした活動を通じて、ペストコントロールサービスの品質向上と信頼性の確保につなげています。
kintoneを活用した会員管理の整備とWebサイトリニューアルへ
当協会では、会員情報を独自システムで管理していましたが、使いづらい部分がありました。 また、1,000社ほどの会員情報を管理しており、会員向けにメールで情報発信をしたいと考えていました。
そこで、会員情報やメールアドレスを適切に管理する手段のひとつとして、2023年6月頃からkintoneの活用を開始しました。
その後、ホームページリニューアルに伴い、スマートフォン対応や管理コストの削減、kintoneとの連携による業務効率化を考慮し、2024年10月におりこうブログDXを導入しています。
FAX受付や手作業による申込対応と会員情報発信の課題
元々は、講習会の申込をFAXで受け付けていました。申込内容をExcelへ手入力で転記していたため、作業に時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生することもありました。
さらに、会員専用ページは、ID・パスワードを発行して会員の方に案内する形式でしたが、会員の方がパスワードを忘れてしまうケースもあり、閲覧自体してもらえないなど、十分に活用されていませんでした。
各種申込
申込受付をFAXからWebフォームに置き換えました。Webフォームから送信された内容がそのままkintoneに登録され、kintone上で申込情報を一元管理できます。
会員専用ページ
Myページ機能を利用し、会員ごとに個別の情報を表示できる会員専用ページを構築しています。kintoneで管理している会員情報を掲載し、会員の方自身がWebサイトから会員情報を編集できます。
情報共有
kintoneで管理している優良事業所や都道府県協会などの情報をWebサイトに掲載しています。kintoneで更新した内容はWebサイトにもリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を公開できます。
申込受付から情報管理・情報発信まで、業務をよりスムーズに
――導入後、日々の業務はどのように変わりましたか？
講習会の申込受付では、申込内容がそのままkintoneに登録されるため、以前発生していた手入力による転記作業がほぼなくなりました。
その結果、作業時間の削減や入力ミスの防止にもつながり、業務負担が軽減されています。業務にかかる時間を削減できたことで、人件費の抑制にもつながり、担当者が別の業務へ注力できるようになりました。
――会員への情報発信についてはいかがでしょうか。
郵送やFAX中心だった情報提供から、Web上でリアルタイムに情報を発信できるようになりました。情報掲載後は会員からの問い合わせも早くなり、必要な情報をタイムリーに届けられていると感じています。
――情報を一元管理できるようになったのはすごく大きな効果ですね。実際に使われてみて、おりこうブログDXの使い勝手はいかがでしょうか。
まずは導入して使い始める。利用者の声を反映しながら成長できる仕組みへ
実際に業務で使う人が「こういう形にしてほしい」「ここをわかりやすくしたい」と感じる部分を反映しなければ、せっかく作った仕組みでも使われないものになってしまいます。
kintoneは、運用する中で課題が出てきた際にも、自分たちで修正・改善できる点が特徴の一つです。最初から完成形を目指すのではなく、実際の業務に合わせて少しずつ変えていくことで、より使いやすい仕組みを作ることができます。
これまでの運用方法にとらわれず、利用者の声を取り入れながら、自社にあった仕組みを育てていくことが、おりこうブログDXやkintoneを活用する上で大切だと思います。
導入をゴールとせず、実際に利用する担当者の声を取り入れながら、業務に合わせて改善を重ねている点が印象に残りました。
また、申込受付や会員管理・情報発信など、さまざまな業務で活用しており、管理者と会員の双方にとって使いやすいよう工夫を重ねている点が、今回の導入における特徴だと思います。
おりこうブログDXとkintoneを活用することで、業務に合わせた情報管理や情報発信の改善を実現できます。ぜひお気軽に資料ダウンロードや、無料体験版をご利用ください。
