会員登録やイベントの申込受付にkintone連携がマッチ！ 従来のシステム利用時に比べ会員登録が1.5倍のペースになり、Webを通じた業務改善に成功
公開日：2025.3.24
長崎シーボルト同窓会
長崎県西彼杵郡長与町の長崎シーボルト同窓会様は、県立長崎シーボルト大学（現在は閉学）および長崎県立大学シーボルト校の卒業生を中心とした同窓会組織です。
同窓会会員に向けた現在の大学の状況についての情報発信や懇親会の助成、準会員である在学生向けの学園祭支援や就職活動支援などをおこなっています。
若い世代が大半を占める同窓会組織が直面する課題
――はじめに長崎シーボルト同窓会様の事業内容について教えてください。
はい、私たちは長崎県立大学シーボルト校を卒業された方を会員とする同窓会組織となっており、会員の把握と情報発信、同窓会などのイベントの開催、そして在学生向けの学園祭支援や交流会などもおこなっています。
――同窓会組織というと、年配の方が中心となってやられているイメージを持っていたのですが、伊藤様も含めてお若いですね。
歴史のある大学の同窓会は、仰るとおりのイメージで、実際に同じ長崎県立大学の佐世保校同窓会は多くの先輩方が活躍されております。しかしながら、当会は1999年に開学した前身の県立長崎シーボルト大学とその後2008年に当時の長崎県立大学と統合して誕生した、長崎県立大学シーボルト校の卒業生を会員としています。そのため1期生であっても40歳台後半のかなり若い組織となっています。
――若い組織ゆえの苦労などございますか。
そうなんです。会員のほとんどがまだ現役で仕事をされていますし、子育てにまだまだ手が掛かる状況のご家庭も多いです。そのため同窓会の運営をする時間がなかなかとれなかったり、そもそもまだ同窓会をするような年齢でもなかったりするので、積極的に活動に参加してもらうのが難しいですね。
――それは大変ですね。そんななかでも、なんとか同窓会を運営されている状況なんですね。
はい、毎年必ず卒業生はいらっしゃいますので、卒業生に対して各種案内をおこなうために会員登録のお願いをしています。また、在学生と卒業生の交流イベントを開催するなど、細々とながら、活動は絶やさないようにしていますね。
正直、活動を続けていけている大きな要因のひとつに、御社からご提案いただいたおりこうブログとkintoneとの連携があると思っています。
――ありがとうございます。それでは、早速どういった活用をされているのかお話をお聞きしていきたいと思います。
長崎県立大学シーボルト校は、住宅地の中央にあり、近隣の住民にも開かれたキャンパスです。
おりこうブログDXのkintone連携機能を導入したきっかけ
業務効率化の鍵はkintone連携！ セミナーきっかけで解決策を知る
――まずは、おりこうブログのkintone連携機能の導入のきっかけについて教えてください。
2020年頃より、御社のおりこうブログを利用してWebサイトを運用していました。それより前はWordPressを利用していましたが、システムやプラグインの更新やらを繰り返しているといつの間にか動かなくなってしまい手が付けられなくなっていたんです。
そこでおりこうブログにリニューアルしてからは、とにかく操作が簡単なのと何かあればサポートの方にお電話するとアドバイスをいただけるので、少しの手間で情報発信できるようになりました。これまで1時間以上かかっていた情報掲載が30分以内ぐらいでできるので、本当に助かっています。
そんななか、御社からのセミナーの案内が届いて、「kintone連携で業務効率化」とあったので受講してみたのがきっかけですね。
――以前からおりこうブログをご活用いただいていたのですね。セミナー受講されていかがでしたか。
Webフォームから届いた情報を、自動的にkintoneに取り込んでそのまま管理できるという点にとても魅力を感じました。
これまでは、Webサイトの他に他社の会員管理システムを導入していたのですが、登録が複雑でなかなか登録数が増えないという課題を抱えていました。
ただ、会員登録を単純にWebフォームで受け付けてしまうと、メールで受信した内容をExcelなどに転記する必要が出てくるので大変なんです。どうしたものかと思っていたので、おりこうブログとkintoneの連携機能を見たときは「これだ！」と思いましたね。
早速、体験版を利用して、とても便利だと感じました。
――もともとkintoneについてはご存じだったのですか。
はい、かなり以前に1度体験版を利用したことがありました。その時は今のようにまだ機能が洗練されていなかったですし、利用イメージも湧かなかったため、あまり興味を持っていませんでした。
しかし、今回のおりこうブログとの連携ですと、Webフォームと連携できたり、kintoneの情報をWebで共有できたりといった機能があるため、kintoneの活用シーンをすぐに思い浮かべることができました。
おりこうブログのkintone連携機能活用シーンについて
kintone×Webフォームで会員管理が改善！ 1.5倍のペースで会員登録
――kintone連携を実際に利用してみていかがでしたか？
最初は会員管理の仕組みを、おりこうブログのWebフォームとkintoneで構築しました。kintone側で会員を管理するアプリをつくると、それを接続するだけでWebフォームがつくれたので、思った以上に簡単に準備できました。
パッケージのシステムと異なり、自由に管理項目を設定できるのは魅力ですね。
会員登録の情報は、kintoneに蓄積され、重複した登録なども見える化されるので、会員名簿の管理がとても楽になりました。
会員の登録状況をグラフなどで確認できるのも嬉しいポイントですね。
おかげさまで、会員システムを利用していた時よりも1.5倍ほどのペースで、同窓会の会員に登録いただいています。
さらに、会員にはマイページが発行されており、引っ越しなどで住所が変わった際には、会員自らが住所の情報を編集できます。そのため担当者が住所変更を受け付けて手作業で修正する手間もありませんし、新鮮な情報を維持できていると感じています。
kintoneで管理している会員の登録状況をグラフ化して、Web上から確認！
イベント管理もkintoneで！ 申込から振り返りまで一元化で業務効率化
――業務効率化を実現できたとのことで、とても嬉しく思います。会員管理以外には活用されていますか。
交流会などのイベントの申込受付でも活用しています。kintoneで管理することで申込状況を他の役員にもリアルタイムに共有ができ、準備を円滑に進めることができました。
イベント終了後はアンケートも実施し、参加者とアンケートをkintone上で結びつけることで、イベントの振り返りもとてもしやすかったです。その他にもイベントで撮影した写真を管理するアプリをkintoneで準備して、その写真を参加者に対しておりこうブログを通じて共有するような施策もやってみました。
今後のkintone連携機能の活用について
kintoneで会員向け申込からメール配信まで一元化！
おりこうブログDX plusでのメール配信にも注目
――さまざまなシーンでの活用をありがとうございます。今後やってみたいことなどありますか？
そうですね、会員向け制度の拡充も目指したいので、そういった申込などにも活用していきたいと思います。
あとは、現在、会員に対して、別の拡張機能を利用してkintone上からメールを送信しているのですが、おりこうブログの機能でも最近それができるようになったということなので、ぜひ検討したいですね。
――Webフォームから受付可能な申込はkintone連携ができますので、ぜひご活用ください。
また、おりこうブログDXの上位モデルであるおりこうブログDX plusが2024年12月にリリースされ、kintoneから弊社のメッセージ配信の仕組みを使って、メール(SNS)を送信できるようになっております。そちらもぜひご検討ください。
kintone導入で業務を効率化したい方へのアドバイス
活用はアイディア次第！ これからもどんどん新しいことに挑戦！
――最後に、おりこうブログとkintoneを導入して業務を効率化したい方へ、アドバイスをお願いいたします。
Webフォームから色々な登録や申込を受け付けて管理しようとすると、どうしてもその後の管理や共有が手間になってしまいます。今回のおりこうブログとkintoneの連携の仕組みを利用することで、フォームからの情報がkintoneにも登録されるため、大幅に手間が軽減されます。
おりこうブログ自体も操作がとてもカンタンなので、アイディア次第でどんなことでもできるんじゃないかと思ってしまいます。
これからもどんどん、色々なシーンでの活用に挑戦していきたいですね。
当会は任意団体ですが、一般的な企業や団体においても同じような課題があると思いますので、その際にはおりこうブログとkintoneの導入をおすすめしたいです。
――本日はありがとうございました。
長崎シーボルト同窓会様は、以前からおりこうブログを活用されており、卒業生や在学生に向けた情報発信を行っていました。
おりこうブログ&kintoneの連携によって会員管理の仕組みを一元化し、同窓会やイベントの申込受付管理などさまざまな業務効率化に繋がっている点が印象的です。
また、会員情報に変更があった際には、Web上から会員自身でkintoneの情報を変更できるので、担当者の手作業による修正の手間もなくなりました。
おりこうブログだけではできなかった情報管理も、機能連携という新しい方法で実現でき、長崎シーボルト同窓会様にも「おりこうブログの可能性の高さ」を強く感じていただくことができました。
会員管理やイベント管理に課題を抱えられている企業様、団体様はぜひお気軽に資料のダウンロードや無料体験版をご利用ください。
おりこうブログDXで、できること