おりこうブログkintone連携 お客様導入事例インタビュー
毎日約80件あった顧客対応を50％削減！ 電話・紙中心の働き方から脱却し、フロアを走って情報を確認しにいく手間も不要に
株式会社千葉アスレティックセンター
（CACスポーツクラブ）
千葉県習志野市 CACスポーツクラブ様は、多岐にわたるスポーツおよび学習プログラムを提供する企業です。主な事業内容はスイミングや体操、学習塾を中心とした各種スクールの運営であり、ベビーからシニアまで、幅広い年代層が利用しています。
マタニティさんから96歳まで！地域の方々に愛されるスポーツクラブ
――CACスポーツクラブ様の事業内容と、地域の会員様から選ばれて信頼されている理由を教えてください。
私たちCACスポーツクラブはベビーから子育て世代、シニアまで幅広い年代の地域の方々に向けてさまざまなスポーツスクールや学習塾を提供しています。クラブでは、スポーツスクール、学習塾、プログラミング教室、英語教室、空手、バレエ、ダンスなど、多様なニーズに応えるサービスを提供しています。
スポーツクラブやフィットネス業界では「ゆりかごから墓場まで」という言葉がありますが、私たちはまさにその言葉を体現するクラブを目指しています。たとえばマタニティの方がお腹の中のお子さんと一緒に通っていただけるプログラムがありますし、現在96歳の会員様も元気にスイミングに通われているんです。
お子さんたちは学童感覚で一日を施設内で過ごし、保護者様も隙間時間を有効に使えるプログラムを提供しています。さらに、バス送迎を充実させることで保護者様の負担を軽減できるよう配慮していますね。生まれてからお年を召すまで、お客様の健康と人生に長年寄り添うような存在になれるよう、日々工夫を重ねています。
お子さんたちは学童感覚で一日を施設内で過ごし、保護者様も隙間時間を有効に使えるプログラムを提供しています。さらに、バス送迎を充実させることで保護者様の負担を軽減できるよう配慮していますね。生まれてからお年を召すまで、お客様の健康と人生に長年寄り添うような存在になれるよう、日々工夫を重ねています。
スイミングだけではなく体操教室や学習塾なども施設内で開催されている
【導入前の課題】予約変更の電話に毎日80件以上対応！ 受付窓口から走って確認する必要も…
導入のきっかけとなった用紙
――kintone導入の背景と効果について教えてください。
kintoneを導入したのは約2年前です。
それまで「来週、息子のスイミングの予定日を、水曜日から木曜日に変更してください」などの予約変更の依頼が電話で1日80件も来て、紙で管理していたんです。ときには、電話受付窓口から別の階のフロアまで走って確認していたのでとても大変でした。
これを効率化したいと考えていたところ、銀行さんからのアドバイスを受けてkintoneの導入を決めました。
お母さんたちがスマートフォンで簡単に予約変更の申し込みをできるようにしたかったのが導入の主な目的です。
これを効率化したいと考えていたところ、銀行さんからのアドバイスを受けてkintoneの導入を決めました。
お母さんたちがスマートフォンで簡単に予約変更の申し込みをできるようにしたかったのが導入の主な目的です。
予約変更の電話対応が窓口業務の大部分を占めていたため、それを解消するために「ネットで申し込めたらいいよね」と改善策を考えたんです。
スポーツ指導員がシステム担当に変身！ kintoneでIT専任担当者がいない職場でも、DX化に成功
――kintoneを活用するために、どのような取り組みをされましたか？
確実に業務を効率化したかったので、kintone導入の準備には、実はかなりの時間とお金をかけたんです。
まずは銀行さんの協力で、kintoneの勉強会に十数回参加しました。システム担当として、スイミングと体操・フィットネスの指導員から2名を選抜し、さらに私と社長も含めて一緒にkintoneの勉強を進めました。
まずは銀行さんの協力で、kintoneの勉強会に十数回参加しました。システム担当として、スイミングと体操・フィットネスの指導員から2名を選抜し、さらに私と社長も含めて一緒にkintoneの勉強を進めました。
選んだスタッフ2人はとても優秀で、本来1週間かかるはずの課題をすぐに完了させるほど、kintoneに習熟してくれました。もしこの2人がいなかったら、kintoneをここまでスムーズに業務に実装するのは難しかったと思います。
kintoneのシステムご担当の小柴様（左）と支配人の相田様（右）
kintoneとおりこうブログの連携で電話対応を50％削減！ FAXでの受付対応はゼロに！
――kintoneだけではなく、Webサイト（おりこうブログ）との連携が必要だった理由について教えてください。
おりこうブログとkintoneの連携が必要だったのは、kintone単独では保護者様からの予約変更申請を効率的に受け付けるのが難しかったからです。
おりこうブログとkintoneの連携が必要だったのは、kintone単独では保護者様からの予約変更申請を効率的に受け付けるのが難しかったからです。
――保護者様のスマートフォンから直接kintoneにデータを入力してもらうことは不可能ですから、ネットで予約の変更を受け付けるための入り口としてWebサイトが必要だったわけですね。
はい。さらに従来は、1日に約80件ある予約の変更依頼を、1枚1枚紙に手書きで記録していたので、受付業務が非常に負担となっていました。Webサイトと連携した申請システムを構築することで、保護者がWebから簡単に申請できるようになりました。結果として、電話受付業務は約50％削減できました！その分、他の重要な仕事に集中できるようになり、業務を大幅に効率化できましたね。
参考ページ：おりこうブログDX Webフォーム連携機能
はい。さらに従来は、1日に約80件ある予約の変更依頼を、1枚1枚紙に手書きで記録していたので、受付業務が非常に負担となっていました。Webサイトと連携した申請システムを構築することで、保護者がWebから簡単に申請できるようになりました。結果として、電話受付業務は約50％削減できました！その分、他の重要な仕事に集中できるようになり、業務を大幅に効率化できましたね。
参考ページ：おりこうブログDX Webフォーム連携機能
――毎日の電話対応や、手書きでの記録の労力を削減できたのは大きいですね。ただし、DX化の落とし穴として「webで受け付けるシステムを開始したけど、肝心のお客様がまったく使ってくれず、結局電話対応が全然減らなかった…」というケースもよくあります。保護者様にWebでの受け付けを浸透させる工夫などもあったのでしょうか？
はい、そこは注意していたポイントです。単に「Webサイトを見て、そこから申し込んでください」とだけ一方的にお願いしても、保護者様にとってはわかりづらいと思ったんですよね。
はい、そこは注意していたポイントです。単に「Webサイトを見て、そこから申し込んでください」とだけ一方的にお願いしても、保護者様にとってはわかりづらいと思ったんですよね。
そこで、保護者様に配布しているお手紙のなかに、予約変更申請の申込フォームにリンクするQRコードを記載しました。
スマホで読み取るだけでスムーズにフォームに直行してもらえるようになったので、多くの保護者様にWeb申し込みへ移行していただけましたね。
特にクレームなどはありませんでした。電話での申し込みも継続しているのでkintoneを開いて対応しています。Web申し込みの開始までに半年以上の準備期間をかけて、kintoneや新システムに対するスタッフの理解度を高めていったのも大きかったと思います。
スマホで読み取るだけでスムーズにフォームに直行してもらえるようになったので、多くの保護者様にWeb申し込みへ移行していただけましたね。
特にクレームなどはありませんでした。電話での申し込みも継続しているのでkintoneを開いて対応しています。Web申し込みの開始までに半年以上の準備期間をかけて、kintoneや新システムに対するスタッフの理解度を高めていったのも大きかったと思います。
――予約の変更対応以外におりこうブログとkintone連携を活用しているシーンはありますか？
おりこうブログとkintoneを活用して、短期教室の申し込みや各種イベントの管理を行っています。
おりこうブログとkintoneを活用して、短期教室の申し込みや各種イベントの管理を行っています。
具体的には、体操やプールのイベント、プライベートレッスン、無料体験などもkintoneで一元管理しています。
特に、プールでの忘れ物をkintoneで管理しておりこうブログで会員様限定にリアルタイム表示しています。
電話窓口からプールまで走る必要がなくなったので身体も楽です。
紙での管理を減らし、イベントの集計もスムーズに行えるようになりました。
実は、つい最近まで全部電話とFAXでの受付だったんです。今どきFAXですよ？
特に、プールでの忘れ物をkintoneで管理しておりこうブログで会員様限定にリアルタイム表示しています。
電話窓口からプールまで走る必要がなくなったので身体も楽です。
紙での管理を減らし、イベントの集計もスムーズに行えるようになりました。
実は、つい最近まで全部電話とFAXでの受付だったんです。今どきFAXですよ？
おりこうブログからお申し込みできようにしたことで、FAXがピタリとなくなりました！
実際におりこうブログのkintone連携機能を活用いただいている様子です。
紙からデジタルへ 最初の一歩は大変でも、協力することで変えられる
――社内業務のDX化を進めるなかで苦労した点などはありましたか？
スタッフの中には、デジタルに移行する不安から紙での管理も続ける傾向がありました。特に、漏れやミスのリスクに対する恐怖から、以前から慣れている紙ベースの管理が好まれることがありました。
しかし、時間が経つにつれてkintoneが徐々に浸透し、今ではスタッフも慣れました。まだ、完全に移行するにはまだ時間がかかっていますが他の業務へも準備を進めています。
スタッフの中には、デジタルに移行する不安から紙での管理も続ける傾向がありました。特に、漏れやミスのリスクに対する恐怖から、以前から慣れている紙ベースの管理が好まれることがありました。
しかし、時間が経つにつれてkintoneが徐々に浸透し、今ではスタッフも慣れました。まだ、完全に移行するにはまだ時間がかかっていますが他の業務へも準備を進めています。
――kintoneを導入して業務を効率化したい方へアドバイスをお願いします。
kintoneの導入に際しては、関係組織全体を巻き込むことが非常に重要ですが、難しい部分も多いです。
kintoneの導入に際しては、関係組織全体を巻き込むことが非常に重要ですが、難しい部分も多いです。
受付窓口担当者などのスタッフが、新しいシステムに対して不安や抵抗を持つことはよくあります。「本当にうまくいくのか」「失敗してクレームが来たらどうしよう」といった懸念があるからです。こうした不安を解消するために、十分な準備と説明が必要です。
最終的には、「大丈夫！大丈夫！やってみなければわからない」といった感じで少し強引にでも進める必要があります。一人のリーダーが強い意志を持って導入を推進し、チーム全体が納得するまでコミュニケーションを重ねることが大切です。理解を深めるために時間をかけ、全員が納得できるようにすることで、スムーズな移行が可能になると思います。そこを乗り越えれば、業務も効率化できて、最終的にスタッフみんなの喜びにつながると思いますよ！
※忘れ物の管理をkintoneで行い、おりこうブログで会員様限定にリアルタイム表示しています。
CACスポーツクラブ様では、予約変更申請の対応に多くの時間を費やしていました。
1日に80件もの予約変更申請電話がかかってくるため、受付スタッフの業務負担が大きく、効率化が求められていました。
おりこうブログkintone連携機能の導入により、以下のような成果が得られました
- 業務効率化：予約変更申請の管理をデジタル化し、電話対応の件数を50％削減して受付スタッフの業務負担を軽減しました。
- 顧客満足度向上：保護者様がオンラインで簡単に予約変更申請を申し込めるようになり、利便性が向上しました。
- データ管理の改善：kintoneの活用で、会員情報や予約変更申請履歴の管理が一元化され、データの正確性が向上しました。
CACスポーツクラブ様の成功事例は、kintoneとおりこうブログを活用することで業務効率化と顧客満足度の向上を実現した好例です。ディーエスブランドでは今後も、さらなるサービス向上を目指して取り組んでいきます。
おりこうブログDXで、できること