Web連携でレンタカー（キャンピングカー）予約管理の一元化や日報の提出率アップ！ 業務状況の把握で、現場に的確な指示ができるように
公開日：2024.12.27
株式会社大谷商会
大分県由布市湯布院町の株式会社大谷商会様は、ガソリンスタンドの運営、レンタカーサービス、自動車販売、LPガス販売、灯油やお米の配達サービスなど地域の方の生活に寄り添った多彩なサービスを展開されています。
レンタカーやシニア訪問など、多岐にわたる事業展開で暮らしのお手伝い
――はじめに大谷商会様の事業内容について教えてください。
はい、私たちはガソリンスタンドの運営やレンタカーサービス、自動車販売を行っています。
また、LPガスの販売やメンテナンス、リフォームサービスのご相談も承っており、灯油の配達サービスなどお客様の生活環境をサポートする事業に取り組んでいる会社です。
――ホームページの事業案内ページも拝見しましたが、とくに配達サービスやシニアの方向けのサービスは地域の方にとって心強いですよね。
キャンピングカーのレンタルサービスは、美しい自然を楽しみたい観光客やキャンプされる方にとっても、便利なサービスだと思います。
最近、キャンピングカーを借りる方が増えています。レンタル利用者は観光客と地元の人たちですね。
利用者の年齢層は比較的若い方が多く、キャンピングカーを持ちたいけど買うのはもったいないので、レンタルしようという感じです。件数としては少ないのですが、外国の方からのお問合せもいただいています。
地域の方を生活を支える多様なサービスを展開されています。
【導入前の課題】レンタカー事業を紙やExcel中心で管理するのは大変…
日報の提出は紙で実施しており、なかには2ヶ月前の情報も…
――kintone連携機能を導入する前に抱えていた、業務での課題はありましたか？
レンタカー（キャンピングカー）管理は、業務開始前の段階でkintone連携機能の導入を検討したため実績はありませんが、はじめは紙やExcelでの管理方法も検討していました。
ですが、紙やExcelでの管理だと申込者情報をWebから受け付けたあとに転記する必要があるので、転記漏れなどが発生するリスクも考えられます。
その状態でレンタカー事業を開始していたら手間もかかったでしょうし、管理も複雑になるので担当者しか進捗状況がわからず、対応にかなりの時間がかかったでしょうね。
また、社員の日報の提出にも課題がありました。
以前は紙で提出しており、それを社長や上長で確認を行うのですが、1週間分の日報がまとめて届き、中には1か月、2か月後に届くなど記載されている情報も古かったのです。
こんな状態だと、日報内の情報になにかトラブルの予兆があっても的確に上長や社長が指示できませんし、経営判断にも活かしづらいですよね。新しい情報をすぐに確認・共有できないことが課題でした。
さらに情報共有はおもにOneDrive（Microsoftのクラウドストレージサービス）を使用していますが、多くのデータを保管していることから容量が逼迫しており、管理方法を見直す必要がありました。
現場の進捗がわからず、灯油やお米の配達状況や、在庫状況などもリアルタイムで把握しづらかったんです。
業務を円滑に進めていける仕組みづくりが必要でした。
部署ごとにある業務日報のフォーマット
おりこうブログDXのkintone連携機能を導入したきっかけ
決め手は簡単操作と情報共有のしやすさ！ Excelよりも柔軟なkintone
――今回、おりこうブログのkintone連携機能を導入したきっかけを教えてください。
正直、他社のサービスは検討しておらず、デモ環境（おりこうブログとkintone連携の機能や特徴を体験するためのWebサイト）でレンタカー（キャンピングカー）管理や日報提出の流れを見せていただき、これだと今よりホームページの活用の幅も広がりそうだと感じたので、導入を決めました。
自社独自でレンタカー（キャンピングカー）管理を行う際に、御社の営業担当者に相談しました。
御社の営業担当の方から「おりこうブログであれば、ホームページとkintoneをうまく連携させて、レンタカーの申し込みや日報提出をもっと効率化できますよ」と提案を受けたことがきっかけです。
御社の営業担当の方から「おりこうブログであれば、ホームページとkintoneをうまく連携させて、レンタカーの申し込みや日報提出をもっと効率化できますよ」と提案を受けたことがきっかけです。
正直、他社のサービスは検討しておらず、デモ環境（おりこうブログとkintone連携の機能や特徴を体験するためのWebサイト）でレンタカー（キャンピングカー）管理や日報提出の流れを見せていただき、これだと今よりホームページの活用の幅も広がりそうだと感じたので、導入を決めました。
――弊社営業担当からの提案をきっかけにご検討くださったとのことで、誠にありがとうございます。ご提案の際に、kintoneやWebサイトとの連携によって業務改善ができ、便利になりそうといった印象は持っていただけましたか？
複数の社員で利用していくため、操作も簡単で、複雑なプログラムを組む必要がないところも魅力的でした。
そうですね、非常に便利になりそうだと感じました。
フォームから受け付けた情報はkintoneへ自動で登録されるので、手入力でExcelへ転記する手間もかかりません。
情報管理はまとめてkintoneででき、共有したい情報はWebを通じてすぐに公開できる点も便利だと思います。
フォームから受け付けた情報はkintoneへ自動で登録されるので、手入力でExcelへ転記する手間もかかりません。
情報管理はまとめてkintoneででき、共有したい情報はWebを通じてすぐに公開できる点も便利だと思います。
複数の社員で利用していくため、操作も簡単で、複雑なプログラムを組む必要がないところも魅力的でした。
おりこうブログのkintone連携機能活用シーンについて
・レンタカー（キャンピングカー）管理
予約状況がひと目でわかる！ レンタカー（キャンピングカー）管理がよりシンプルに使いやすく
予約受付アプリの予約状況をカレンダーへ表示できます。
――おりこうブログとkintone連携機能の現在の活用シーンについて教えてください。
まず、レンタカー（キャンピングカー）の予約管理で活躍しています。
Webフォームから予約を受け付け、確定した予約はホームページのカレンダーへ自動で反映されます。フォームから取り込んだ情報はkintoneでまとめて管理できる仕組みです。
お急ぎの方は電話で問合せいただくケースも多いのですが、その際にはkintoneへ直接申込情報を記入しています。
kintoneを確認するだけなので、変更やキャンセルで急な対応が必要になった際でもスムーズに対応できますね。
まず、レンタカー（キャンピングカー）の予約管理で活躍しています。
予約の受付から予約票の記入、そしてホームページへの予約状況の反映まで、すべてが連携しています。
Webフォームから予約を受け付け、確定した予約はホームページのカレンダーへ自動で反映されます。フォームから取り込んだ情報はkintoneでまとめて管理できる仕組みです。
お急ぎの方は電話で問合せいただくケースも多いのですが、その際にはkintoneへ直接申込情報を記入しています。
kintoneを確認するだけなので、変更やキャンセルで急な対応が必要になった際でもスムーズに対応できますね。
――カレンダーで予約状況を確認できるので、お客様にもとてもわかりやすいですよね。
はい、お客様からの反響は直接お聞きできていないのですが、ホームページで予約状況が閲覧できるのは便利だと思います。
kintoneで申込者のデータごとにコメントを登録できるので、社長もすぐに対応状況を確認できる点も便利だと感じています。
はい、お客様からの反響は直接お聞きできていないのですが、ホームページで予約状況が閲覧できるのは便利だと思います。
当初はおりこうブログの以前のバージョンを利用していたのですが、新しいバージョン（おりこうブログDX）にバージョンアップしてからは、カレンダーを車種ごとに色分けし表示ができたり、連日で予約が入った際の登録が簡易的になりました。
kintoneで申込者のデータごとにコメントを登録できるので、社長もすぐに対応状況を確認できる点も便利だと感じています。
・社員の日報
空き時間にスマホで入力！ 提出のしやすさで毎日の作業負担を軽減
――社内でも日報業務でkintone連携をご活用いただいていますよね。
日報は上長の方々が受け取ったあとの確認作業が必要かと思いますが、紙での運用時に比べると、非常に便利になったのではないでしょうか？
そうですね、日報の提出や確認は毎日の作業なので、少しでも負担を減らせたことで助かっています。
社員はスマホで入力できるようになり、日報の提出率も向上しました。以前は事務所に戻ってから記入していたのですが、今では空き時間でできるのもいいですね。
Webフォームから入力した情報がすぐにkintoneで確認・管理できるのも、非常に便利です。以前は部署ごとにバラバラで届いていたので、日報管理に手間も時間もかかっていたのですが、今ではリアルタイムで情報を共有できる仕組みなので社員にも好評です。
日報は上長の方々が受け取ったあとの確認作業が必要かと思いますが、紙での運用時に比べると、非常に便利になったのではないでしょうか？
そうですね、日報の提出や確認は毎日の作業なので、少しでも負担を減らせたことで助かっています。
社員はスマホで入力できるようになり、日報の提出率も向上しました。以前は事務所に戻ってから記入していたのですが、今では空き時間でできるのもいいですね。
Webフォームから入力した情報がすぐにkintoneで確認・管理できるのも、非常に便利です。以前は部署ごとにバラバラで届いていたので、日報管理に手間も時間もかかっていたのですが、今ではリアルタイムで情報を共有できる仕組みなので社員にも好評です。
日報アプリに追加したコメントは、社員ごとに表示されるMyページで確認できます。
社内への浸透や苦労したこと
現場の要望に合わせてアプリを見直し！ Web連携でランニングコストの課題を解決
――kintoneや新しいホームページの仕組みで苦労されたかと思いますが、導入時の社内での反応はいかがでしたか？
また、新しい仕組みを社内へ浸透させていくなかで、苦労した点などがあればお聞かせください。
また、新しい仕組みを社内へ浸透させていくなかで、苦労した点などがあればお聞かせください。
以前からホームページは利用していましたが、kintoneではどういった使い方ができるのかを理解しながら進めていくことに苦労しました。
kintoneを導入してすぐは、ユーザーアカウントや権限の割り振りなどが難しく、業務フローを見直す必要がありました。
おりこうブログのバージョンアップをきっかけにkintoneアプリ側の改善も重ねたことで、より使いやすくなったとの声を聞いています。
――嬉しいお言葉ありがとうございます。
kintoneのユーザーアカウントや権限まわりなどは、kintoneを使う頻度が社員の方でさまざまですので、割り振りで悩まれるkintoneユーザーも多いですね。
その通りです。kintoneはユーザーごとにアカウントが必要なので、アカウント数が増えるほど料金が高くなります。ですので、なかなか社員全員にはアカウントを持たせることが難しいため、Web連携で使えるのが良いですね。
おりこうブログの「限定公開機能」を使った仕組みは、特に便利だと感じています。
kintoneのユーザーアカウントや権限まわりなどは、kintoneを使う頻度が社員の方でさまざまですので、割り振りで悩まれるkintoneユーザーも多いですね。
その通りです。kintoneはユーザーごとにアカウントが必要なので、アカウント数が増えるほど料金が高くなります。ですので、なかなか社員全員にはアカウントを持たせることが難しいため、Web連携で使えるのが良いですね。
おりこうブログの「限定公開機能」を使った仕組みは、特に便利だと感じています。
――ありがとうございます。
「限定公開機能」ではホームページ上にログインIDとパスワードを入力することで閲覧できるページを設けることができるので、特定の方に向けた情報共有が可能です。
大谷商会様は日報でご活用いただいていますが、社員専用ページで営業部ごとにWebフォームから日報を提出できる仕組みですよね。
送信した情報はWeb上へすぐに反映されるので、提出状況が分かり記入漏れの防止にもつながりそうです。
そうですね。37名分の提出状況がすぐにわかりますし、1日の業務内容をリアルタイムで共有できるようになったので、助かっています。
急ぎで対応が必要な案件でも、毎日の報告がきちんと行えているので情報共有がスムーズですし、現場の状況を社長や上長が把握できていることは、非常に大切だと感じます。
また、提出した日報に社長や上長がコメントを追加できるのも、社員とのコミュニケーションが図れていいですよね。
――さらに、データ編集機能もあわせてご活用されていますので、社員自身で日報のデータ追加や修正がWeb上から行えますよね。
社員全員でkintoneアカウントを持つ必要がないので、コストを抑えながらkintone内の情報を共有できるのも、おりこうブログの大きな魅力です。
社員全員でkintoneアカウントを持つ必要がないので、コストを抑えながらkintone内の情報を共有できるのも、おりこうブログの大きな魅力です。
今後のkintone連携機能の活用について
事業所ごとに管理している顧客情報を一か所に集約し、社員同士の情報共有を強化したい
――今後、業務内容のなかでkintone連携機能を取り入れたい業務などはありますか？
現在検討しているのが、自動車関係の顧客データベースを作ることです。現在は有料のシステムを利用しているのですが、事業所ごとに管理がバラバラなので統一したいですね。また、現在のシステムは専門知識を持った一部の社員しか操作ができないのですが、もっと多くの社員が簡単に利用できるようにしたいです。
現在検討しているのが、自動車関係の顧客データベースを作ることです。現在は有料のシステムを利用しているのですが、事業所ごとに管理がバラバラなので統一したいですね。また、現在のシステムは専門知識を持った一部の社員しか操作ができないのですが、もっと多くの社員が簡単に利用できるようにしたいです。
さらに、お客様ごとのカルテを紙で作っているのですが、これもkintoneでデジタル化できたらと考えています。
Excelで行っている業務も少しずつ置き換えて効率化していきたいと思います。
――多くの社員の方が簡単に利用できる仕組みづくりがポイントになりそうですね。
おりこうブログのkintone連携機能だと、kintoneで管理している顧客データをWebサイト上に連動させて掲載できるので、更新の手間がなくリアルタイムで情報共有が行えます。
おりこうブログのkintone連携機能だと、kintoneで管理している顧客データをWebサイト上に連動させて掲載できるので、更新の手間がなくリアルタイムで情報共有が行えます。
事業所ごとにバラバラになっている管理も、kintone連携機能でアカウントを増やさずにスムーズに情報共有でき、事業所間の効率的なコミュニケーションも可能となります。顧客情報の一元化にもおりこうブログは使えそうですね。
kintone導入で業務を効率化したい方へのアドバイス
――最後に、kintoneを導入して業務を効率化したい方へ、
アドバイスをお願いいたします。
まず、kintoneで何ができるかをしっかり理解したうえで、何をどう効率化したいかを明確にして、その内容をkintoneに落とし込むように進めてください。
kintoneやおりこうブログを積極的に触ってみて、操作感を試すこともおすすめです。アプリを実際に作ってみることで、理解も深まったように感じます。
まず、kintoneで何ができるかをしっかり理解したうえで、何をどう効率化したいかを明確にして、その内容をkintoneに落とし込むように進めてください。
kintoneやおりこうブログを積極的に触ってみて、操作感を試すこともおすすめです。アプリを実際に作ってみることで、理解も深まったように感じます。
構築が難しい部分は、Web上で公開されているkintone活用に関するコンテンツの活用や、ディーエスブランドさんのカスタマーセンターへの相談もおすすめです。
――秋吉さんのおっしゃる通り、業種や業務によって課題はさまざまですので、「何をどう効率化したいかを明確にする」ということは非常に大切ですね。本日はありがとうございました！
大谷商会様はおりこうブログ&kintoneの連携によって、業務効率化だけでなく、社内の情報共有・コミュニケーションの活性化にも成功している点が印象的でした。
レンタカー（キャンピングカー）の予約管理では、Webフォームから予約があると即座にkintone内に情報が取り込まれるため、転記の手間やミスが発生しません。さらに、車両ごとの予約状況を社員がリアルタイムに一覧で確認できるようになりました。
また、今まで紙で提出していた日報をWebに置き換えたところ、提出率がアップし、社員間の情報共有やコミュニケーションも大幅にスピードアップしました。
おりこうブログとkintoneを活用すれば、大谷商会様のように業務効率化を実現し、社内のコミュニケーションコストを下げて、より意思疎通をしやすい組織に改善することが可能です。
ぜひお気軽に資料のダウンロードや無料体験版をご利用ください。
おりこうブログDXで、できること